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PROCEDE DE SUIVI D'UN ENVOI, DISPOSITIF POUR LA MISE EN
OUVRE DU PROCEDE ET APPAREIL D'IMPRESSION
La présente invention se rapporte au domaine du
suivi des envois opérés par des transporteurs et
distributeurs d'envois.
La présente invention se rapporte plus
particulièrement à un procédé de suivi d'envois, du type
lettres ou colis, envoyés par au moins un usager à une
adresse d'au moins un destinataire, ledit procédé
comportant une étape d'impression d'un code-barres sur
chacun des envois destiné à être suivi.
L'art antérieur connaît déjà des procédés de
suivi d'envois et-notamment de courriers à l'aide de---codes- --
barres.
L'art antérieur connaît, par exemple, la
demande de brevet français N° FR 2 715 333, qui porte sur
un procédé d'impression de plis postaux, et plus
précisément d'impression de la destination finale d'un plis
postal à l'aide d'un code-barres.
L'art antérieur connaît également la demande de
brevet internationale WO 96/13803 qui porte sur un procédé
de marquage du courrier par codes-barres dont chaque code-
barres présente au moins quatre parties. Deux parties
différentes indiquent le début et la fin du code. Un
indicateur de contenu, qui suit les barres de début indique
la structure et la longueur du champ de données suivant
pour que lorsque le code soit lu, il soit lu correctement.
Le champ de données peut contenir un code postal, avec ou
sans repère d'adresse, des informations sur le client, ...
L'usage des codes-barres est également connu
dans le domaine de l'expédition et du transport pour
identifier un envoi. Cette technique se base sur
l'attribution d'un code-barres à un envoi et d'une
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association du code-barres à l' envoi, grâce à une base de
données ; la lecture du code-barres en différents endroits
au fur et à mesure de l'acheminement permettant de suivre
l'acheminement de l'envoi. Une partie des informations
relatives à l'acheminement de l'envoi est mise à
disposition de l'usager dans une base de données qu'il peut
consulter.
Un inconvénient important de cette technique
est qu'elle nécessite un très grand nombre de codes-barres
pour permettre d'identifier chaque envoi.
. En outre, l'attribution des codes-barres aux
envois se faisant de manière aléatoire, il est nécessaire
de disposer d'une grande base de données contenant en
permanence tous les code-barres possibles selon la
configuration --souhaité-e- et de moyens de traitement-
informatique puissants, ce qui limite l'usage de la
technique aux envois de valeurs, c'est-à-dire
essentiellement aux colis ou aux lettres recommandées.
La particularité de la présente invention
réside dans la structure du code-barres employé dans le
procédé de suivi de l'envoi.
Grâce à cette structure, l'élément de base dans
la base de données n'est plus l'envoi, mais l'usager ;
l'envoi n'est identifié que par son rang pour cet usager
(par exemple le quatrième envoi de M. Y) . En effet, selon
l'invention, une incrémentation du code de base de l'usager
est rendu possible, pour chaque nouvel envoi opéré par ce
dernier, ce qui entraîne une modification majeure des
sources de mémorisation utilisées et du traitement
informatique opéré pour assuré un suivi de chaque envoi,
par rapport à ce qui était réalisé auparavant.
La présente invention se rapporte à un procédé
selon la revendication 1.
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Selon ce procédé ledit code-barres est
constitué au moins d'une partie d'identification de
l'usager de l'envoi, qui est invariable pour chaque usager,
et d'une partie d'identification du rang d'expédition dudit
envoi, qui est variable poux chaque envoi.
On opère de préférence, préalablement, un
enregistrement dans une base de données des coordonnées de
l'usager et de ladite partie d'identification de l'usager
dans une table de données d'usagers.
On opère également de préférence, préalablement
à l'expédition de chaque envoi, un enregistrement dans une
table de données d'envoi en cours de suivi de ladite partie
d'identification du rang d'expédition, ainsi que de ladite
partie d'identification de l'usager.
l5 Ledit ----c-ode-barres comporte en outre --- de-
préférence une partie de commande d'option de service qui
est variable.
On opère alors de préférence, préalablement à
l'expédition de l'envoi, un enregistrement dans une table
de données d'envoi en cours de suivi de ladite partie
commande d'option de service.
Ladite partie de commande d'option de service
permet de préférence de commander une expédition d'un
accusé de réception de l'envoi.
Ladite partie de commande d'option de service
permet de préférence de commander une expédition d'un
d'accusé d'expédition de l'envoi.
L'expédition d'un accusé de dépôt et/ou
l'expédition d'un accusé de réception est ou sont de
préférence réalisées) par l'expédition d'au moins un
message écrit et/ou par l'expédition d'au moins un message
électronique sur un moyen de réception du type ordinateur
fixe ou portable ou téléphone portable relié à un réseau de
télécommunication.
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Ladite partie d'identification de l'usager
permet de commander une expédition d'un accusé d'adresse de
destinataire erronée.
On donne en outre de préférence à l'usager la
possibilité de répondre audit accusé d'adresse erronée en
fournissant une nouvelle adresse de destinataire.
Ladite partie d'identification de l'usager est
enregistrée par l'intermédiaire d'un serveur de base de
données accessible à toute personne autorisée.
Ledit serveur opère de préférence
automatiquement l'expédition dudit ou desdits accusés) de
dépôt, de réception ou d'adresse erronée.
On opère de préférence une lecture dudit code-
barres, au moins lors du dépôt de l'envoi auprès d'un
- 15 service d' acheminement--et-----lors de la remise de l' envoi-- au- - ----
-
destinataire.
La présente invention présente une variante de
mise en oeuvre importante lorsque à la fois l'expéditeur et
le destinataire sont usagers du procédé de suivi d'envois
selon l'invention.
Dans cette variante, l'on contrôle, de
préférence, par la lecture de ladite partie
d'identification de l'usager destinataire préalablement à
la remise de l'envoi, que ladite partie d'identification
identifiant la boîte aux lettres est bien celle du
destinataire dudit envoi.
Ledit accusé de réception envoyé à l'usager
expéditeur comporte, de préférence, au moins une partie des
coordonnées de l'usager destinataire.
Ledit usager destinataire est, de préférence,
prévenu de la réception dudit envoi dans une boîte aux
lettres de remise d'envoi identifiée à l'aide d'une partie
d'identification qui lui est propre, par l'expédition d'au
moins un message électronique sur un moyen de réception du
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type ordinateur fixe ou portable ou téléphone portable
relié à un réseau de télécommunication.
L'on opère en outre, de préférence, un suivi
statistique de l'expédition et/ou de la réception d'envois
5 par au moins un usager à l'aide de ladite partie
d'identification.
La présente invention se rapporte également à
un dispositif permettant la mise en oeuvre du procédé.
Le dispositif comporte de préférence au moins
une base de données, présentant au moins une table de
données usager, répertoriant les codes-barres des usagers
ainsi que leurs coordonnées et une table de données d'envoi
-15 en cours de suivis, --répertoriant chaque envoi, par usager:---------------
Le dispositif comporte en outre de préférence
un serveur de base de données permettant d'enregistrer les
coordonnées des usagers, de les modifier, et d'enregistrer
les informations relatives à la lecture des codes-barres.
La présente invention se rapporte également à
un appareil manuel pour l'impression de codes-barres sur
des envois, du type lettres ou colis, envoyés par un usager
à une adresse d'au moins un destinataire, ledit appareil
comportant des moyens d'impression, remarquable en ce que
lesdits moyens d'impression se décomposent au moins en une
partie d'impression invariable pour ledit appareil, pour
l'impression d'une partie d'identification de l'usager, et
d'une partie d'impression variable, pour l'impression d'une
partie d'identification du rang d'expédition dudit envoi
qui est variable pour chaque envoi.
L'appareil comporte de prêférence des moyens
d'incrémentation automatique dudit rang d'expédition de x
unité(s), x étant un nombre entier de préférence égal à'1.
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L'appareil comporte également de préférence un
moyen de visualisation du rang d'expédition dudit envoi
sous forme alphanumérique.
Avantageusement, de par la structure du code-
barres à incrémentation, la base de données chargée de
répertorier les envois est beaucoup plus simple, car
l'élément de base n'est plus l'envoi, mais l'usager.
I1 est donc possible de répertorier un très
grand nombre d'envois avec des moyens beaucoup plus simples
qu'auparavant.
Avantageusement également, il est alors
possible de proposer un service de suivi de l'acheminement
des envois qui est utilisable pour tous les plis simples de
-- ----1-5- la vie de tous les --jours dont on souhaiterait, malgré tout-------
--
être sûr qu'ils arrivent à destination.
Avantageusement également, la présente
invention permet de s'abstenir d'écrire les coordonnées de
l'usager sur l'envoi car la simple lecture du code-barres à
l'aide d'un lecteur approprié relié au serveur du
dispositif de gestion et de suivi permet d'identifier
l'usager. En outre, cela signifie qu'il n'est plus possible
à des tiers de connaître le nom de l'usager d'un envoi si
ces tiers n'ont pas accès au dispositif de gestion et de
suivi. La sécurité des envois en est ainsi augmentée.
Avantageusement encore, la structure du code-
barres permet d'inclure des options concernant la réception
d'un accusê de dépôt, d'un accusé de réception, ou encore
d'un aacusê d'adresse d'expédition erronée, sur tous les
moyens à disposition, c'est-à-dire, par message-papier
distribué à l'adresse de l'usager, ou par fax, télex,
télégramme, ou encore par message électronique à un adresse
électronique sur un ordinateur fixe ou portable ou sur un
téléphone portable, ... par l'intermédiaire d'un réseau de
télécommunication tel que l'Internet. En outre, il est
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possible de prévoir une impression automatique de l'adresse
de l'usager en cas de retour du courrier à l'usager.
Avantageusement également, grâce au procédé
selon l'invention, ce n'est pas à l'usager de f aire la
démarche d'appeler un service particulier ou de se
connecter sur un site de télécommunication particulier, les
informations concernant son envoi et son suivi lui sont
automatiquement envoyées là où il a marqué le désire de la
recevoir, grâce au code-barres.
Avantageusement également, lorsque l'expéditeur
de l'envoi et le destinataire sont tous les deux.-usagers du
procédé selon l'invention et comportent donc, tous les
deux, au moins une partie d'identification qui leur est
propre, la présente invention permet .
- -15- - - d' assure-rw aux --services de distribution - que---- - --
l'usager à qui va être remis l'envoi est bien le
destinataire de l'envoi en contrôlant l'identification du
destinataire avant la remise de l'envoi,
- de confirmer la bonne réception de l'envoi
auprès de l'expéditeur en lui fournissant des informations
relatives au destinataire issues de l'étape de contrôle du
destinataire,
- d'informer le destinataire de la réception
d'un envoi, éventuellement en lui fournissant des
informations relatives à l'expéditeur.
On comprendra mieux l'invention à l'aide de la
description, faite ci-après à titre purement explicatif,
d' un mode de réalisation de l' invention, en référence aux
figures annexées .
la figure 1 illustre un code-barres selon
l'invention ;
~ la figure 2 illustre un schéma synoptique
du procédé de suivi d'envoi selon l'invention ;
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~ la figure 3 illustre une vue en perspective
de l'appareil manuel pour l'impression de code-barres ;
~ les figures 4 et 5 illustrent
respectivement une vue de dessus et une vue de dessous de
l'appareil de la figure 3 ; et
la figure 6 illustre un schéma de principe
du dispositif de suivi d'envoi selon l'invention.
Le procédé selon l'invention est un procédé de
suivi d'une pluralité d'envois, du type lettres ou colis,
envoyés par au moins un usager à une adresse d'au moins un
destinataire, ledit procédé comportant une étape
d'impression d'un code-barres (10) sur chacun des envois
15- destiné à être suivi:--ww
Le procédé selon l'invention est caractérisé en
ce que ledit code-barres (10) est constitué au moins d'une
partie (1) d'identification de l'usager de l'envoi, qui est
invariable pour chaque usager, et d'une partie (3)
d'identification du rang d'expédition dudit envoi, qui est
variable pour chaque envoi.
La partie (1) d'identification de l'usager de
l'envoi est invariable dans le sens où cette partie ne peut
désigner qu'un usager unique, celui référencé pour cette
partie (1) unique ; cela n'empêche pas, bien sûr, un usager
d'avoir plusieurs parties (1) d'identification d'usager,
par exemple, pour chacun de ses services internes ou
chacune de ses filiales hébergées à la même adresse. En ce
sens, la partie (1) d'identification de l'usager constitue
un identifiant unique.
La partie (1) d'identification de l'usager et
la partie (3) d'identification du rang d'expédition
constituent donc deux codes-barres que l'on associe afin de
faciliter l'enregistrement des informations et afin
d'éviter tout erreur ou omission lors la saisie.
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Le code-barres (10) présente d'une maniére
traditionnelle une partie d'inïtialisation informant du
début du code-barres et une partie de terminaison,
informant de la fin du code-barres.
La partie (3) d'identification du rang
d'expédition réalise une identification du chiffre de rang
de l'envoi par rapport aux envois précédents. Cette partie
(3) d'identification du rang d'expédition est dif tétante
pour chaque envoi, tout au moins sur une période précise,
car il peut être imaginé que le chiffre de rang des envois
pour un usager soit réinitialisé lors d'un événement
particulier, comme le renouvellement de son abonnement au
service ou le début de l'année.
La variation de la partie (3) est opérée, non
I-5-- pas de manïëre alêatoïre~wmai-s selon un ordre déterminé;
reconnu par le système permettant de mettre en ouvre le
procédé.
Préalablement à toute mise en ouvre du procédé
selon l'invention, on, opéra un enregistrement dans une base
de données des coordonnées de l'usager (nom, adresse,
numéro de téléphone, numëro de fax, adresse de messagerie
électronique, ...) et de ladite partie (1) d'identification
de l'usager invariable dans une table de données d'usagers
(110). Cette opération peut-être réalisée par lecture de la
partie (2) d'identification de l'usager â l'aide d'un
lecteur de codes-barres et par saisie desdites
informations.
La partie (1) d'identification de l'usager est
enregistrée par l'intermédiaire d'un serveur (I30) de base
de données accessible à toute personne autorisée. T1 est
bien sûr possible d'opérer des modifications des
informations enregistrées telles que, par exemple,
changement d'adresse, de numéro de téléphone, d'adresse de
messagerie électronique, ...
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Préalablement à l'expédition de chaque envoi
destiné à être suivi, on opère un enregistrement dans une
table de données d'envoi en cours de suivi (120) de ladite
partie (3) d'identification du rang d'expédition, ainsi que
5 de ladite partie (1) d'identification de l'usager. Cet
enregistrement est réalisé par lecture de l'ensemble du
code-barres (10) à l'aide d'un lecteur de codes-barres et
par l'intermédiaire dudit serveur (130).
On opère une lecture dudit code-barres (10), et
10 on enregistre au moins sur ledit serveur (130) les
informations relatives à la date, à l' heure et au lieu de =
ladite lecture, au moins lors du dépôt de l'envoi auprès du
service d'acheminement ainsi que lors de la remise de
l'envoi au destinataire.
I1 est bien-sûr possible d'opêrer la lecture du-
code-barres tout au long de l'acheminement de l'envoi et
d'enregistrer à chaque fois les informations relatives à la
date, à l'heure et au lieu de ladite lecture.
Les informations enregistrées comprennent alors
également de préférence un code manipulateur correspondant
à un identifiant de la personne ayant réalisé la saisie.
Ledit code-barres (10) peut comporter en outre
une partie (2) de commande d'option de service, variable.
Lorsque ledit code-barres (10) comporte en
outre une telle partie (2) de commande d'option de service,
on opère préalablement à l'expédition de chaque envoi
destiné à être suivi un enregistrement dans une table de
données d'envoi en cours de suivi (120) de ladite partie
(2) de commande d'option de service. Cet enregistrement est
également réalisé par lecture de l'ensemble du code-
barres (10) à l'aide d'un lecteur de codes-barres.
C'est, de préférence, le dispositif de gestion
et de suivi des envois auquel sont reliés les lecteurs de
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codes-barres qui distingue les différentes parties (1, 2,
3) du code-barres (10) lors de la lecture.
La partie (2) de commande d'option de service
permet au choix de l'usager, de demander une expédition
d'un accusé de réception de l'envoi et/ou une expédition
d'un d'accusé d'expédition de l'envoi. Ce choix est donc
matérialisé directement par l'intermédiaire du code-
barres (10) et l'enregistrement de ce choix est validé
directement par la lecture du code-barres (10).
L'expédition de cet ou de ces accusés) de
réception et/ou d'expédition est réalisée par l'expédition
d'au moins un message écrit par lettre, fax, télex,
télégramme, et/ou par l'expédition d'au moins un message
électronique sur un moyen de réception du type ordinateur,
---15--- fixe ou portable ou téléphone-portable, par l'intermédiaire-
d'un réseau de télécommunication tel que l'Internet.
La partie (1) d'identification de l'usager
permet une expédition d'un accusé d'adresse erronée dans la
mesure où, s'il n'est pas possible de distribuer l'envoi au
destinataire en raison d'une erreur dans l'adresse, il est
très facile d'en prévenir l'usager. De la même manière,
cette expédition est réalisée par l'expédition d'au moins
un message écrit par lettre, fax, télex, télégramme, et/ou
par l'expédition d'au moins un message électronique sur un
moyen de réception du type ordinateur fixe ou portable ou
téléphone portable, par l'intermédiaire d'un réseau de
télécommunication tel que l'Internet.
Il est en outre possible de donner à l'usager
la possibilité de répondre audit accusé d'adresse erronée
en répondant au message écrit ou au message électronique et
en fournissant une nouvelle adresse de destinataire.
Ledit serveur (130) opère automatiquement
l'expédition dudit ou desdits accusés) de réception,
d'expédition ou d'adresse erronée. I1 n'est ainsi pas
nécessaire que l'usager fasse une quelconque démarche de
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consultation fastidieuse d'information, l'information lui
est transmise là où il a manifesté le dêsir de la recevoir
lors de l'enregistrement de ses coordonnées.
En effet, il lui est possible de prévoir
directement un archivage des informations reçues, avec une
étape facultative de vérification automatique de la bonne
réception de tous ses envois.
Dans une variante de l'invention, les
informations contenues dans la table de données d'envoi en
cours de suivi (l20) sur chaque envoi sont immédiatement
archivées après l'enregistrement de la remise de l'envoi au
destinataire. I1 y a alors libération de l'entrée
correspondant à l'envoi qui vient d'être remis dans la
15---- - table de donnêes des envois---en -cours de suivi .
Dans une variante préférée de l'invention, le
destinataire est également usager du procédé selon
l'invention et utilise une partie (1) d'identification pour
identifier un moyen, tel qu'une boîte aux lettres, dans
lequel il souhaite que l'on dépose les envois qui lui sont
destinés.
Le marquage de ce moyen est opéré par
l'impression d'un code-barres constitué de la partie (I),
mais ne comportant ni partie (2) de commande d'option de
service, ni partie (3) d'identification du rang
d'expédition d'un envoi.
Ce code-barres lui a été remis lors de son
inscription au service ou ï1 l'a imprimé lui-même, gxâce à
l'appareil (50) mis en position adéquate, ou â l'aide, par
exemple, d'un ordinateur possédant un programme
informatique adéquat et relié à une imprimante.
Ainsi, lorsque le destinataire de l'envoi suivi
est également abonné au service de suivi de courrier, et
qu'il a bien collé son étiquette autocollante avec sur sa
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boite aux lettres, alors le service de distribution peut
procéder à la lecture de ce deuxième code-barres qui va
permettre .
- d'améliorer la précision des informations
envoyées à l'expéditeur dans l'accusé de réception de son
envoi suivi ;
- de vérifier que les noms et prénoms et
code-barres figurant sur la boîte aux lettres du
destinataire sont cohérents (cela nêcessite qu'un terminal
portable soit utilisé par chaque livreur du service de
distribution et soit connecté, par exemple par radio, GSM-
SMS, GPRS), à la base de données centrale afin d'obtenir
les noms et prénoms et adresse correspondant au code-
barres, ou bien que le terminal du service de distribution
-T5~-~- possède une copie de-1~ -bâsë-de données dans sa mémoire
interne, ce qui est rendu possible par le fait qu'il ne
s'agirait que de stocker un extrait trié de la base de
données centrale ne concernant que le secteur géographique
ou le service de distribution possédant ce terminal
distribue du courrier, êvitant ainsi la mémorisation
complète de la base de données des usagers ;
- de vérifier la concordance entre le
destinataire figurant sur l'envoi suivi et les noms et
prénoms figurants sur la boîte aux lettres du destinataire,
lorsque cela est possible, et les noms et prénoms et
adresses disponibles au niveau du terminal pour le
destinataire correspondant au code-barres figurant sur la
boîte aux lettres du destinataire, évitant ainsi tout
risque d'erreur de distribution ;
- de prévenir éventuellement le destinataire
de l'arrivée d'un envoi suivi directement sur son téléphone
portable par SMS, ou par tout autre moyen de transmission
que le destinataire du courrier suivi aura choisi ;
- permettre au service de distribution de
réaliser des statistiques sur le courrier distribué aux
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usagers qui font figurer leur code-barres sur leur boîte
aux lettres.
Le dispositif (100) permettant la mise en oeuvre
du procédé selon l'invention, illustré figure 6, comporte
ainsi au moins une base de données, présentant au moins une
table de données usager (110), répertoriant les codes-
barres des usagers ainsi que leurs coordonnées et une table
de données d'envoi en cours de suivis (120), répertoriant
chaque envoi, par usager.
I1 comporte en outre un serveur ( 13 0 ) de base
de données permettant d'enregistrer les coordonnées des
usagers, de les modifier, et d'enregistrer les informations
1-5- relatives à la lecture--des-codes=barres (10) lors du dépôt-
de l'envoi, lors de l'acheminement de l'envoi, ainsi que
lors de la remise de l'envoi au destinataire.
La saisie des coordonnées est de préférence
réalisée grâce à un ordinateur relié audit
dispositif (100).
La saisie du code-barres (10) peut se faire
avec n'importe quel lecteur de codes-barres correctement
formatê, y compris des lecteurs portables pour les agents
chargés de distribuer les envois aux destinataires.
2S Dans une version de base, il peut étre imaginé
que les codes-barres des envois destinés à être remis à
leurs destinataires soient saisis dans un bureau de
distribution, juste avant que l'agent chargé de les
distribuer effectivement ne les emportent pour les
distribuer et que seuls les codes-barres des envois non
distribués soient alors saisis par l'agent à son retour au
bureau de distribution. Les saisies des codes-barres sont
alors simplifiées.
Dans une variante préférée, lorsque l'usager
destinataire fait usage de sa partie (1) d'identification,
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pour identifier une boîte aux lettres ou tout dispositif
similaire dans lequel il souhaite recevoir les envois qui
lui sont destinés, c'est la lecture de la partie (1)
d'identification du destinataire et la comparaison avec les
5 informations qui y sont attachées, qui va engendrer la
transmission de l'information relative à la réception de
l'envoi à destination d'abord du système de gestion, puis à
destination de l'expéditeur et/ou du destinataire.
10 Le code-barres (10) peut être imprimé par tout
type d'appareil d'-impression présentant une qualité
d'impression suffisante.
Il est par exemple possible de prévoir un
module supplémentaire que l'on va insérer dans les machines
w --15- automatiques de mise--- -sous -plis, afin de réaliser
l'impression de chaque code-barres sur chaque pli.
Il est également possible de prévoir un module
supplémentaire que l'on va insérer sur les machines
d'affranchissement automatique. Dans ce cas, le module
réalise lui-même l'incrémentation des rangs d'expédition de
chaque envoi et l'enregistrement de la partie
d'identification du rang d'expédition (3) , ainsi que de la
partie de commande d'option de service (2).
I1 est en outre possible de prévoir que le
code-barres (10) comporte une partie d'identification de la
machine d'impression.
Dans une variante de l'invention, il est prévu
un appareil (50) manuel et mécanique pour l'impression de
codes-barres (10) sur les envois, du type lettres ou colis,
envoyés par un usager à une adresse d'au moins un
destinataire. Ledit appareil (50), illustré figures 3 à 5,
comporte des moyens d'impression qui se décomposent au
moins en une partie d'impression (51), invariable pour
ledit appareil (50), pour l'impression d'une partie
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d'identification de l'usager {1), et d'une partie
d'impression variable (53), pour l'impression d'une partie
d'identification du rang d'expédition (3) dudit envoi qui
est variable pour chaque envoi.
Cet appareil permet ainsi à toute personne, et
notamment aux particuliers, d'imprimer facilement un code-
barres (10) sur leur envoi et de profiter ainsi du procédé
selon l'invention.
L'appareil (50) comporte des moyens
d'incrémentation automatique, à chaque utilisation de
l'appareil, dudit rang d'expédition de x unité(s), x étant
un nombre entier de préférence égal à 1, afin de ne pas
autoriser l'impression de deux codes-barres identiques pour
deux envois différents consécutifs.
-15- - -- Cet appareil se -présente sous la forme d' uw
tampon-encreur tel qu'il peut être connu pour l'impression
d'adresse d'usager sur le courrier.
I1 comporte un tampon susceptible de réaliser
l'impression du code-barres (10) après encrage manuel ou
automatique, ainsi qu'au moins un bouton (61) va-et-vient
de demande d'expédition d'accusé de dépôt, un bouton (62)
va-et-vient de demande d'expédition d'accusé de réception,
et un moyen de visualisation du rang d'expédition dudit
envoi sous forme alphanumérique réalisé à l'aide d'un
écran (63) de visualisation du rang d'expédition.
Les moyens d'incrémentation du rang de l'envoi,
ainsi que les moyens d'impressïon du code-barres sont,
mécaniques ou électroniques. Dans une version totalement
mécanique, ils peuvent être constitués, par exemple
respectivement, d'une roue dentée ou d'une courroie par
élément composant le rang (unité, di~aïne, centaine, ...),
ainsi que d'un tampon encreur et d'une réserve d'encre.
Il est également possible de réaliser, par
exemple deux appareils présentant la même partie
d'impression invariable, mais dont l'incrémentation du rang
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va de deux unités en deux unités (x - 2) ; Un premier
appareil permettant alors de réaliser des codes-barres à
rang d'expédition (3) paire, et le deuxième appareil
permettant alors de réaliser des codes-barres à rang
d'expédition (3) impaire.
Contrairement à la majorité des systèmes de
suivi de courrier par code-barres existants, le procédé
selon l'invention repose sur une identification de l'usager
et du rang du courrier qu'il expédie, ce qui permet, lors
du traitement informatisé, d'identifier de façon unique
tous les envois en cours de transit dans le réseau de
collecte, d'acheminement et de distribution d'une manière
----15---w-- simple et ne nécessitant----pas-- -beaucoup de ressources - -
informatiques par rapport à la quantité d'ïnformation
traitée. Le procédé permet également de retrouver
facilement les informations liées à l'usager, afin de
permettre des remontées d'alertes (erreurs d'acheminement,
accusés de dépôt, de réception, etc ...), un suivi
(tracking), une gestion de relevés d'utilisation, et une
facturation entièrement automatisés.
Grâce à un dispositif d'impression des codes-
barres électronique ou mécanique, l'utilisateur du service
de suivi de courrier (l'expéditeur du courrier) imprime
lui-même sur l'enveloppe (ou le colis) à expédier un code-
barres contenant trois types d'informations .
- Son identifiant unique d'usager, ou un de
ses identifiant s'il en possède plusieurs (cas des
filiales, par exemple) constituant la partie
d'identification de l'usager (1) attribuée par le service
de distribution.
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- Des options d'envoi sur la nature des
services d'accusés que l'utilisateur désire utiliser
(demande d'accusé de dépôt, demande d'accusé de réception,
ou aucune option) constituant la partie de commande
d'option de service (2).
- Le rang de l'envoi qu'il expédie afin de
différencier les différents envois qu'un même utilisateur
est susceptible d'envoyer, constituant la partie (3)
d'identification du rang d'expédition.
Ces trois informations permettent d'identifier
de façon unique un envoi expédié à travers le réseau de
distribution, et de délivrer, automatiquement, des accusés
de dépôt et de réception sans que l'usager, lorsqu'il a
--15-- -----~- --choisi de recevoir ces accusés--sizr sbn téléphone portable,
par exemple, n'ait à consulter un site Internet ou un
serveur vocal interactif, ou un service télématique
minitel, ce qui représente un intérêt majeur et un confort
d'utilisation important pour l'utilisateur.
Avec le procédé selon l'invention, l'ensemble
du processus de suivi, de remontée d'alertes, et d'envoi
d'accusés divers, et de facturation peuvent être
complètement automatisés, et l'utilisateur n'aura donc plus
besoin de se connecter à un service d'information en vue
d'obtenir des informations sur le suivi de ses envois, ce
sont ces mêmes informations qui viendront automatiquement
jusqu'a lui. D'autres avantages découlent de ce procédé .
La possibilité de garder une trace, pour un utilisateur
donné, de l'ensemble des suivis de courrier qu'il a
effectué, tant en expédition qu'en réception, et de
permettre l'édition d'un relevé mensuel par exemple. Enfin,
les sociétés exploitant ce procédé pourront enfin réaliser
une évaluation (datamining) efficace sur le courrier
qu'elles acheminent.
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Exemple d'implémentation du procédê
Le présent procédé de suivi d'envois repose sur
l'exploitation d'une base de données comprenant idéalement
deux tables principales. Cependant, suivant les
spécificités du service que le distributeur désire mettre
en place, d'autres structures de bases de données peuvent
être implémentées. La souplesse du procédé décrit
précédemment, qui identifie de façon unique chaque pli
expédié, permet de nombreuses variantes.
La première table représente la table des
utilisateurs abonnés ou inscrits au service de suivi de
courrier. Cette table permet de récupérer, par le biais du
numéro unique d'usager, toutes les informations sur
_.._ _ 15 ____ _._._1. usager . ____.._..__ _..._._._
- Son nom et prénom.
- Son adresse postale complète.
- Les options et les caractéristiques de son
abonnement .
- Utilisation du service de suivi par
pré-paiement .
- En créditant son compte par pré-
paiement (Porte monnaie virtuel) ;
En payant en coup par coup chaque
envoi, en ajoutant à l'affranchissement normal du pli en
fonction du poids et de la destination, les surtaxes
correspondantes aux services qu'il demande pour l'envoi
(Demande d'accusé de dépôt et/ou de réception) ;
- En utilisant un système
d'impression de codes-barres prépayé à l'aide d'un appareil
ne pouvant imprimer qu'un nombre limité de codes-barres.
- Utilisation d'un compte client
classique avec envoi de relevés et factures d'utilisation
mensuels (plus pratique pour les entreprises ayant de gros
volumes d'envois).
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Le solde de son compte (pour le pré-
paiement ou compte client classique).
- La technique avec laquelle l'utilisateur
désire recevoir ses accusés de dépôt, de réception en tant
5 qu'expéditeur et/ou destinataire, d'erreur pour adresse
erronée, adresse illisible, etc ... On peut envisager
différentes techniques, qui peuvent être combinées .
- Envoi des accusés par Mini-Message SMS
sur un téléphone mobile.
10 - Envoi des accusés par Email.
- Envoi"des accusés par FAX.
- Envoi des accusés par récépissé papier
expédié par un service de distribution.
- Son numêro de téléphone mobile s'il désire
'15 recevoir les accusés par SMS.
- Son EMail s'il désire recevoir ses accusés
par EMail.
- Son numéro de FAX s'il désire recevoir ses
accusés par FAX.
20 - S'il désire recevoir un récapitulatif
mensuel de l'ensemble des envois qu'il aura effectués et/ou
reçus (l'envoi de ce dernier pouvant se faire par envoi
papier, et/ou par Email, et/ou par FAX).
- Des informations statistiques, compteurs,
et autres que l'on doit rattacher à l'usager.
- Listing d'archivage de l'ensemble des
envois effectués et suivis, qui pourra être utilisé pour
l'édition, pour un utilisateur donné, de factures
détaillées d'utilisation du service de suivi et d'envoi de
relevés. Selon les besoins, on pourra stocker plus ou moins
d'informations sur les suivis effectués (Date de dépôt,
heure de dépôt, rang, bureau de dépôt, poids, bureau de
distribution finale de destination, date de distribution,
heure de distribution, statut final, etc ...) .
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La deuxième table représente la table des plis
en cours d'acheminement et de suivi (tracking), elle permet
au système d'information de retrouver les informations sur
un pli en cours de transit afin de les mettre à jour,
jusqu'à la distribution finale, et de gérer proprement
l'envoi des différents accusés. La recherche et l'accès aux
informations sur un envoi en cours d'acheminement se fait
par l'intermédiaire d'une requête combïnant le numéro
d'usager et le rang du courrier. On retrouve dans cette
table, en outre les champs suivants .
~ Le numéro unique d'usager.
~ Les options d'envoi (Demande d'accusé de
dépôt, demande d'accusé de réception).
-15--- - - -- ~ Le rang du courrier: -----
~ La date de dépôt (Correspondant à la date
d'oblitération effective du courrier par exemple)
~ L'heure de dépôt (Même remarque que
précédemment).
~ La rêférence du bureau de dépôt.
~ La date de distribution.
~ L'heure de distribution.
~ Le bureau de distribution.
~ Statuts du pli .
~ Drapeau indiquant si l'accusé de dépôt
a bien été émis.
~ Drapeau indiquant si l'accusé de
réception a bien été émis vers l'expéditeur et/ou le
destinataire.
~ Drapeau indiquant qu'il y a eu une
erreur d'acheminement pour erreur sur l'adresse
destinataire.
~ D'autres drapeaux supplémentaires
peuvent être envisagés pour signaler des erreurs, etc ...
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~ Le listage de suivi (tracking) de
l'ensemble des centres de tri traversés par le pli .
~ Référence du centre de tri actuel.
~ Date d'entrée dans le centre.
~ Heure d'entrée dans le centre.
~ Date de sortie du centre.
~ Heure de sortie du centre.
~ Référence du prochain centre de tri
vers lequel a été expédié le pli.
Scénario d'acheminement d'un pli avec le
rocédé selon l'invention et avec un appareil d'impression
_15 . _ _manue l . __ ..___. _ __ ._._ .
L'utilisation de ce service de suivi de
courrier impose à l'usager de s'être préalablement inscrit,
afin de se voir attribuer un numéro unique d'usager, ainsi
qu'un tampon-encreur pour pouvoir imprimer les codes-barres
sur les courriers qu'il désire expédier.
- L'inscription préalable d'un nouvel
utilisateur .
L'utilisateur se présente à un guichet du
service d'expédition et remplit un formulaire avec
l'ensemble des informations nécessaires au fonctionnement
du service (afin de renseigner la base de données centrale
des abonnés au service de suivi) .
~ Nom, prénoms
~ Adresse postale complète.
~ Numéro de téléphone mobile, Email, Fax,
e t C...
~ Le type d'abonnement au service
(Prépaiement, paiement au coup par coup avec des timbres
classiques, compte entreprise avec relevés mensuels), le
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type d'accusés qu'il souhaite recevoir (par SMS, par Email,
par FAX, par courrier, etc ...)
Le guichetier remet ensuite au nouvel
utilisateur un tampon-encreur neuf, comportant un numëro
unique d'usager non utilisé. Le guichetier recopie sur le
formulaire le numéro unique d'usager correspondant au
tampon qu'il vient de distribuer au nouveau client.
Le guichetier procède ensuite à la saisie
informatique du formulaire rempli précédemment, en remet un
exemplaire au client, ainsi éventuellement qu'un
récapitulatif informatique des données saisies et termine
ainsi le processus d'inscription du nouvel utilisateur.
A partir de cet instant, l'utilisateur est
inscrit et peut procéder aux premiers envois de courrier
__15__ __._._.. -_suivi . ..____.____ -__ _
- Expédition du courrier .
Avant d'expédier son courrier, l'utilisateur
doit .
. ~ Ecrire au stylo l'adresse destinataire sur
l'enveloppe.
~ Positionner les boutons de demande d'accusé
de dépôt et / ou de réception sur le tampon-encreur dans la
position souhaitée.
~ Imprimer un code-barres sur l'enveloppe à
l'aide du tampon-encreur.
~ Noter le numéro de rang du courrier (valeur
du compteur sur le tampon-encreur) qui servira de numéro de
référence spécifique à ce courrier pendant toute la durée
de son acheminement et jusqu'à sa distribution finale .
L'ensemble des accusés et des messages d'erreur relatifs à
ce courrier que recevra l'usager porteront ce numéro de
référence (numéro de rang) . Ce numéro, qui s'incrêmente
automatiquement d'une unité à chaque utilisation du tampon-
encreur, permet donc de distinguer, pour un utilisateur
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donné, les différents envois qu'il pourrait effectuer
sensiblement en même temps.
~ Peser son courrier et l'affranchir. Ne pas
oublier d' aj outer, en cas de demande d' accusé de dépôt et
/ou de réception, la (les) surtaxes) correspondante(s).
~ Remettre son courrier au service
d'acheminement.
- Acheminement du courrier .
Za mise en place de ce nouveau procédé de
courrier ne nécessite pas de modifications des procédures
déjà mises en place pour traiter et acheminer le courrier,
par contre, un certain nombre de nouvelles étapes, liées au
procédé de suivi, devront être ajoutées .
15-- - w-~-- w- ~ Une machine permettant- la détection, la
lecture et le traitement informatisé du code-barres présent
sur les objets utilisant le nouveau système de suivi de
courrier, dans chacun des organes (Bureau d'expédition,
centre de tri) que les objets expédiés sont susceptibles de
rencontrer lors du processus d'acheminement.
~ Une salle informatique dédiée à
l'impression puis a l'expédition papier des accusés de
réceptions pour les clients désirant les recevoir sous
forme écrite. Cette installation pourra également servir
pour l'édition et l'expédition des relevés mensuels
d'utilisation pour ceux qui en on fait la demande dans leur
abonnement, de même, cette installation informatique pourra
être utilisée pour la gestion de la facturation des grands
comptes.
~ Une salle informatique dédiée à la gestion
des bases de données centralisées servant à
l'implémentation du procédé de suivi. Cette dernière
prendra également en charge l'émission des accusés (De
dépôt, de réception, d'erreur divers ... ) par SMS, Email, ou
FAX.
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Réception du courrier
Lorsque le service d'acheminement a
correctement localisé le destinataire, elle lui remet le
5 courrier et l'information de réception est transmise aux
bases de données centralisées servant à l'implémentation du
procédé de suivi.
Pour être sûr que le destinataire a été
correctement localisé, si ce destinataire est déjà
10 référencé comme usager dans la base de données usagers, la
personne chargée de la distribution du courrier opère
l'identification du destinataire par la lecture de son
code-barres, avant la remise du courrier. Elle reçoit alors
la confirmation ou l'infirmation que la remise peut être
_15___-______effectuée. ___ __.._____.-__. .
Si la remise est confirmée .
~ le destinataire est alors informé, s'il en
a émis le souhait, de la réception du courrier, avec
éventuellement des informations au sujet de l'expéditeur,
20 sur le moyen d'information qu'il a choisi, et
~ l' expéditeur est alors informé, s' il en a
émis le souhait, de la réception du courrier par le
destinataire, avec éventuellement des informations au sujet
du destinataire, sur le moyen d'information qu'il a choisi.
Grâce au procédé selon l'invention, il est
également possible d'imaginer que l'usager de l'envoi
utilise ce service, même s'il n'est pas en mesure
d'imprimer lui-même de code-barres, par exemple, parce
qu'il n'a pas son appareil manuel sur lui, en se rendant
tout simplement à un guichet du service d'acheminement et
en déclinant son identité. Le guichetier pourra alors
réaliser pour lui l'impression d'un code-barres présentant,
par exemple un rang égal au centuple, ou augmenté de mille,
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de ceux dernièrement utilisés par l'usager ou encore
précédé d'une lettre telle que « S » pour « sans tampon-
encreur ».
L'invention est décrite dans ce qui précède à
titre d'exemple. Il est entendu que l'homme du métier est à
même de réaliser différentes variantes de l'invention sans
pour autant sortir du cadre du brevet.
