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CA 02410048 2002-11-20
Description générale de l'application
Domaine d'affaires
Le domaine d'affaires visé par l'application est celui de la prestation
électronique de services
appliquée à toutes les relations d'échange d'informations entre un individu et
un organisme, des
organismes entre eux ou deux individus.
3usqu'à présent la grande majorité de ces échanges est supportée par des
formulaires papier mais,
profitant des nouvelles technologies et, en particulier de l'introduction
massive de la technologie
Internet, plusieurs organismes publics et un grand nombre d'organisations
privées ont opté pour
une prestation électronique de services.
Ces applications se font cependant à la pièce et chaque organisation développe
ses propres outils
et protocoles d'échange dans le cadre plus ou moins respecté des critères
d'utilisabilité
aujourd'hui reconnus. La solution offerte jusqu'à aujourd'hui consiste à
collecter les données par
l'intermédiaire d'un formulaire électronique. Cette solution implique
obligatoirement la
conversion des formulaires papier un usage sous la forme de formulaires
électroniques
saisissables à l'écran.
L'application décrite ici se propose d'offrir un cadre réutilisable qui
permet, à moindre coût et
dans des délais très efficaces, d'implanter chez un pourvoyeur de services une
prestation
électronique de services complète et intégrée, dans le cas de services
multiples interreliés, qui
n'implique a priori aucune modification dans les processus d'affaires de
l'organisation ni aucune
conversion des formulaires existants.
Fondements
L'application repose sur trois fondements de base
1. Séparer les données de leur support physique afin de rendre ces deux
composantes de la
transaction indépendantes l'une de l'autre.
Ainsi, dépendant du choix de l'une ou de l'autre des entités en relation,
l'individu requérant
un service ou l'organisation concernée, toutes les formes d'échange sont
offertes quels que
soient l'habileté d'utilisation des nouvelles technologies du «client» ou le
degré d'évolution
du «fournisseur de services» : papier-papier ; papier-données ; données-papier
; données-
données. Cette flexibilité est prolongée par l'indépendance de l'application
face à la forme
des formulaires utilisés : formulaire papier uniquement ou formulaire
numérisé.
2. Placer l'individu -citoyen face à un ministère ou organisme, ou une
personne requérant un
service- dans une dynamique transparente face aux exigences légales ou
réglementaires qui
rend l'échange simple et cohérent par rapport aux finalités poursuivies.
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Une situation dans laquelle le requérant se trouve dans le même contexte que
s'il s'adressait à
une personne ressource experte est créée : la personne n'a à fournir qu'une
seule fois les
données pertinentes à sa requête, et ceci, dans une séquence logique et
compréhensible par
rapport aux objectifs qu'il poursuit.
3. Enregistrer les données sur le poste du client afin de ne conserver aucune
information
spécifique sur le contenu de la requête sur le serveur d'application.
De cette manière, toutes les limites imposées par les organismes concernés par
la
confidentialité des accès aux informations personnelles, en particulier la
Commission d'accès
aux informations du Québec, sont respectées puisque que l'utilisateur est le
seul responsable
de conserver un fichier hermétiquement codé contenant les informations de sa
requête.
Nouveautés apportées
Les grandes nouveautés apportées par l'application sont tout d'abord au niveau
de l'individu qui
sollicite le service
~ il bénéficie d'une interface conviviale, sécuritaire et qui le supporte dans
la rédaction de sa
requête, quel que soit le niveau d'évolution des processus d'affaires de
l'organisation à
laquelle il s'adresse ;
~ il n'a pas à répéter des données déjà saisies dans une même requête et au
cours de requêtes
subséquentes pour une même organisation ou auprès d'autres organisations ;
~ il est libéré de la compréhension des différentes appellations d'une même
information dans
une même organisation et dans des organisations différentes ;
~ il est libre d'utiliser la voie d'échange qui convient le mieux à ses
capacités ou à ses
préférences de gestion de ses dossiers.
De leur côté, les pourvoyeurs de services privés ou publics ont la grande
nouveauté de pouvoir
bénéficier immédiatement de l'efficacité qu'apporte le service en ligne
~ ils n'ont pas à procéder préalablement à une transformation de leurs
formulaires, l'application
pouvant produire des formulaires identiques à ceux existants même si ceux-ci
ne sont pas
numérisés.
~ ils n'ont pas à revoir préalablement leurs processus d'affaires puisque au
choix les requêtes
peuvent être reçues sous forme papier uniquement par les moyens classiques,
données
transformées en papier sur place, au uniquement données, et ceci, quel que
soit le mode de
transaction choisi par le requérant.
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Du côté du processus propre au traitement des formulaires, le formulaire ne
devient qu'un
support visuel utilisé pour des fins de repérage de la part de son utilisateur
ou du pourvoyeur de
services. En effet, seules les données sont traitées et transmises par le
processus
~ en mode saisie, les formulaires ne sont utilisés qu'à titre d'images de fond
auxquelles on leur
superpose des zones d'affichage indépendantes, pré-complétées ou non selon
l'étape de
saisie;
~ en mode transmission, seules les données sont transmises au pourvoyeur de
services, une
banque d'images pouvant être réutilisées chez ces pourvoyeurs pour effectuer
l'association
données-formulaires;
~ en mode visualisation et impression, les données sont sur affichées sur une
image du
formulaire aux lieux où les formulaires ont besoin d'être utilisés; chez le
client ou le
pourvoyeur de service.
Les pages qui suivent décrivent l'application pas ses composantes telles
qu'elles apparaissent sur
le schéma-1 global présenté en annexe.
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Composante : Catégorisation de la requête
But
Cette composante est la composante d'entrée à l'application. Elle a pour but
de distinguer parmi
tous les services offerts ceux que veut utiliser le requérant et de préciser
dans quel mode il veut
spécifier sa requête : saisie dynamique ou saisie formulaire par formulaire.
Principes de fonctionnement
Le principe de fonctionnement de base est celui d'un choix parmi différentes
options. Il est
cependant modifié pour être conforme au fondement relatif à la transparence et
est en fait déduit
d'une mise en situation par laquelle la personne explique les buts qu'elle
poursuit plutôt que de
décrire le service qu'elle veut obtenir parmi les services disponibles.
Effets sur les composantes technologiques
La composante, à partir des indications fournies par le requérant
~ valide la cohérence de la demande auprès d'un référentiel ;
~ sélectionne dans un dépôt interne les éléments descriptifs du service en
rapport avec les
attentes spécifiées : formulaires) requis, questionnaire préliminaire
spécifique ;
~ active la composante qui va prendre en charge la demande en lui transmettant
les
informations de conduite des opérations.
Appuis technologiques
L'appui technologique à ce niveau se trouve dans un générateur qui permet
d'inscrire les
différents services dans un référentiel au fur et à mesure que de nouveaux
services s'ajoutent.
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Composante : Analyse et recherche des informations requises
But
Cette composante est la première composante de conduite de 1'« entrevue » avec
l'utilisateur (en
mode dynamique) afin de discriminer les données que doit contenir sa requête.
Elle a pour but de
faire un positionnement de la situation du requérant, afin que la suite de
l'échange ne concerne
que les informations spécifiquement requises pour sa demande en fonction de
ses caractéristiques
propres.
Principes de fonctionnement
Le principe de fonctionnement est inspire du dialogue de prise de
connaissances qui est d'usage
lorsque l'on fait affaire avec un professionnel quel que soit son domaine.
Ainsi, dans une
démarche du général au particulier, l'utilisateur se voit présenter le domaine
de service, les
différentes situations types et les choix qui dëfinissent son profil
d'affaires ou personnel. Cette
préparation permet de mettre l'utilisateur en contexte et l'amener à une étape
subséquente dans
laquelle ils n'aura à fournir que les informations qui le concernent.
Cette composante peut être activée en mode expert et en mode assisté. Dans le
mode assisté,
l'utilisateur est supporté par des informations complètes sur chaque sujet
abordé avec, au besoin,
l'accès sélectif par hyper lien à l'article de la loi, au chapitre du
règlement ou à la directive
précise qui touche le sujet. Le mode expert est allégé de la plupart des
informations, mais permet
aussi la consultation sélective des références officielles à partir d'un sujet
précis. De plus, il est
toujours possible de passer d'un mode à un autre, et ceci, autant de fois que
l'utilisateur le juge
opportun.
Effets sur les composantes technologiques
La composante, à partir des indications fournies par le requérant
~ valide la cohérence de la demande auprès d'un référentiel ;
sélectionne dans un dépôt interne les éléments pertinents à présenter afin de
positionner la
requête ;
~ sélectionne les formulaires concernés, les informations à saisir et, si
requis, prépare les blocs
logiques de saisie ;
~ active la composante qui va prendre en charge la demande en lui transmettant
les
informations de conduite des opérations.
Appuis technoloeiques
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L'appui technologique à ce niveau se trouve dans un outil de recherche en
contexte qui permet
d'accéder directement à partir d'un sujet donné à un texte officiel de
référence (article de loi ou
de règlement, directives, règle de calcul, ...) et aussi dans un générateur
qui permet d'inscrire les
situations de requête dans un référentiel au fur et à mesure que de nouveaux
services s'ajoutent.
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Composante : Gestion de la saisie des informations pour un bloc
But
Cette composante gère l'acquisition des informations pertinentes pour le
service visé et
uniquement ces informations. Elle a pour but de permettre à l'utilisateur de
spécifier sa demande,
mais dans un mode « dynamique » qui le place dans une interrelation
intelligente dégagée de
toute lourdeur due à une vision administrative inhérente à l'usage d'un
formulaire et qui lui
simplifie la tâche en ne lui présentant que les points qui le concernent
spécifiquement.
Principes de fonctionnement
Le principe de fonctionnement est toujours inspiré du dialogue qui s'établit
avec un
professionnel, mais au niveau de la description précise du service requis.
Seules les questions
pertinentes sont posées dans un contexte logique (regroupement par bloc) qui
permet à
l'utilisateur de cerner parfaitement le bien fondé des informations requises
et d'y répondre ~e
façon éclairée. Afin de placer l'utilisateur dans des conditions de confort
optimales, avant
d'avancer dans le dialogue, un avertissement lui est donné afin de lui
expliquer comment se
préparer et de quelle informations il doit disposer. L'utilisateur peut, à
n'importe quel moment,
abandonner le dialogue sans pour autant à avoir à reprendre les démarches déjà
complétées lors
de la reprise de sa requête. Il peut aussi, autant qu'il le veut, et à
n'importe quelle étape apporter
toutes les corrections ou modifications qu'il juge opportunes sur l'étape en
cours ou les étapes
précédentes.
Pour faciliter la saisie, l'utilisateur peut récupérer des éléments
d'informations préalablement
sauvegardées. Ces informations sont présentées par bloc logique (personne,
entreprise, ...) et
sont organisées indépendamment de la nature des opérations réalisées ou des
formulaires utilisés
antérieurement.
Le plus possible lors de cette entrevue l'utilisateur est supporté par des
menus déroulants,
affichage d'informations déjà pré-complétées en fonction de situations les
plus fréquentes, des
accès à des banques de données (par ex : code postal) pour alléger la saisie.
Cette composante peut être activée en mode expert et en mode assisté. Dans le
mode assisté,
l'utilisateur est supporté par des informations complètes sur chaque sujet
abordé avec, au besoin,
l'accès sélectif par hyper lien à l'article de la loi, au chapitre du
règlement ou à la directive
précise qui touche le sujet. Le mode expert est allégé de la plupart des
informations, mais permet
aussi la consultation sélective des références officielles à partir d'un sujet
précis. De plus, il est
toujours possible de passer d'un mode à un autre, et ceci, autant de fois que
l'utilisateur le désire.
Effets sur les composantes technologiques
La composante, à partir des indications fournies par le requérant
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~ valide la cohérence de la demande auprès d'un référentiel ;
~ sélectionne dans un dépôt interne les blocs d'informations à présenter à
l'utilisateur en
fonction des spécifications reçues lors de l'entrevue préliminaire ;
~ exécute toute les validations de cohérence et, au besoin, présente des
données selon des
logiques les plus utilisées ;
~ transmet au processus de génération de formulaires les informations
descriptives et les
données à afficher.
Apyuis technologiques
L'appui technologique à ce niveau se trouve dans une technique de composition
de blocs
d'informations de saisie comprenant toutes les capacité de menus dynamiques,
de liens avec des
banques externes, de validation, à partir de blocs logiques de base. Cette
notion de bloc logique
d'informations antérieures et leur propagation au sein des champs concernés
des blocs
d' informations de saisie.
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Composante : Module de gestion des données (récupération et sauvegarde)
But
Cette composante est une composante clé de l'application. C'est elle qui
assure que les données
fournies par l'utilisateur sont conservées de manière sécuritaire et
confidentielle et surtout,
qu'elles seront récupérables en tout temps pour poursuivre une requête, faire
une autre requête au
même pourvoyeur de services ou obtenir un service auprès d'un autre
pourvoyeur.
Principes de fonctionnement
Le principe de fonctionnement consiste à sauvegarder les informations sur le
poste du client (et
non chez un pourvoyeur de services ou tout autre serveur communs à ces
derniers). Les
informations sont sauvegardées par bloc logique d'informations indépendantes
des la nature des
services/formulaires utilisés. Cette sauvegarde est faite dans un mode
hermétiquement chiffré
que seule l'application est capable de lire à partir de la commande placée par
l'utilisateur dans
laquelle il spécifie uniquement le nom du fichier qu'il a choisi pour
conserver ses données.
L'application elle-même ne conservant qu'une trace non nominative de la
requête nécessaire à la
gestion des relations avec la clientèle.
Effets sur les composantes technologiques
La composante, dès que l'utilisateur spécifie qu'il veut conserver ses données
~ codifie les données d'identification et du dossier du client ;
~ présente à l'utilisateur une boîte de dialogue afin que celui-ci spécifie le
chemin du fichier
personnel dans lequel il veut que ses données soit conservées ;
~ extrait du service les données et les organismes en blocs logiques
indépendant de tout
service/formulaire;
~ écrit les données dans le fichier spécifié par le client.
Lorsque l'utilisateur veut réutiliser ses données, la composante
~ reconnaît l'utilisateur grâce à un numéro de code ;
~ demande au client de préciser où sont les données à récupérer ;
~ décode les données conservées et les transmet à la composante qui doit les
utiliser;
~ permet le repérage et la récupération des blocs logiques de données à
récupérer.
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Appuis technologigues
L'appui technologique à ce niveau se trouve dans la technique de codification
des données du
client et la conservation des données sur 1 poste du client, l'organisation en
blocs logiques des
données, et aussi, la capacité à déchiffrer les données qui ont été déposées
préalablement dans un
fichier personnel du client.
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Composante : Processus de génération des formulaires complétés à partir des
données à
inscrire
Ce processus se compose de deux sous processus (voir schéma 2 en annexe)
Sous processus : Modification du squelette pour lui intégrer les valeurs selon
les données à
afficher
But : '
Cette sous-composante a pour but de recevoir les données saisies et de les
préparer pour les
insérer dans l'image du formulaire requis.
Principes de fonctionnement
Le principe de fonctionnement de cette sous-composante est une des
caractéristiques spécifiques
de l'application qui se prolonge dans la sous-composante suivante. Il
consiste, à partir d'une
banque de squelettes de formulaire, à apparier les données localisées dans un
dépôt de données
avec celles requises pour le(s) formulaires) d'un service, à les récupérer
puis, à situer ces
informations reçues dans l'espace à deux dimensions afin que celles-ci se
placent exactement
dans l'image du formulaire.
Effets sur les composantes technologiques
La sous-composante, à partir des informations reçues et de l'identification du
formulaire à
produire
~ sélectionne le squelette XML du(des) formulaire(s) correspondant au service,
ce squelette
contient les méta données pour repérer les données dans le dépôt de données et
les localiser
sur chaque formulaire ;
~ reconnaît et récupère les données dans le dépôt de données et modifie 1è
squelette pour y
intégrer les donnëes selon les coordonnées spécifiées afin que celles-ci
soient disposées de
manière à se placer exactement dans les endroits prévus du formulaire ;
~ transmet le squelette ainsi modifié à la sous-composante suivante.
Appuis technologiques
L'appui technologique est ici une capacité de récupérer les données requises
pour le(s)
formulaires) d'un service et de caractériser chaque donnée par sa position
dans l'espace du
formulaire et à la placer correctement dans cet espace.
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Sous processus : Génération des formulaires complétés
But
Cette sous-composante a pour but de former un formulaire complété imprimable à
partir du
squelette modifié et d'une image vierge du formulaire..
Principes de fonctionnement
Le principe de fonctionnement de cette sous-composante est le prolongement de
celui de la sous-
composante précédente et consiste à associer le squelette modifié à l'image
numérisée du
formulaire vierge correspondant, et à plaquer le squelette sur l'image (sur
affichage des données
selon les instructions du squelette) pour en faire un formulaire complété prêt
à être imprimé
Effets sur les composantes technologiques
La sous-composante, à partir du squelette :
~ sélectionne le(s) formulaires) vierges) numérisés) ;
utilise des modules spécialisés de surimpression pour préparer les données
contenues dans le
squelette à être plaquées sur le formulaire vierge ;
~ joint les données de surimpression au formulaire pour en faire une image
imprimable qui
reproduit exactement un formulaire complété.
Apguis technologiques
L'appui technologique est ici une utilisation de modules spécialisés de
surimpression à l'écran
selon des instructions issues de méta données descriptives de la forme
physique de(des)
formulaires) à générer.
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Composante : Processus de saisie via un formulaire numérisé
But
Cette composante vient compléter le mode de saisie dynamique pour répondre à
une exigence de
la plupart des organisations qui désirent que leur clientèle puisse avoir la
possibilité de compléter
des formulaires à l'écran et les expédier de façon élecùonique.
Principes de fonctionnement
Le principe de fonctionnement de cette composante est particulièrement évolué
car il permet à
l'utilisateur de bénéficier des avantages de base de la saisie dynamique tout
en fonctionnant
formulaire par formulaire.
La plupart des applications actuelles qui offrent des formulaires
électroniques à la clientèle ne
permettent pas une récupération des données d'un formulaire à l'autre, ni la
conservation des
données pour une réutilisation ultérieure.
Cette composante de notre application permet à l'utilisateur de compléter le
formulaire à l'écran
avec les aides de validation et de menus déroulants, en lui offrant en plus la
facilité de ne pas
avoir à ré-inscrire des informations déjà précisées sur le même formulaire ou
d'un formulaire à
un autre.
Une fois la saisie terminée, l'utilisateur a le choix de conserver ses données
afin de pouvoir les
réutiliser dans une autre saisie formulaire par formulaire ou dans le mode
dynamique, s'il décide
d'opter pour ce mode lors d'une prochaine requête.
Effets sur les composantes technologiques :
La composante, sur réception de la liste des formulaires à saisir, active des
sous composantes
« Génération de l'interface de saisie, Validation des données saisies et
Préparation du fichier pour
génération du formulaire complété » (voir schéma 3 en annexe)
~ accède à chacun des formulaires vierges numérisés ;
accède au squelette XML qui décrit le formulaire ;
~ génère et affiche à l'écran d'un l'utilisateur un image du formulaire à
compléter avec, en sur
affichage, les zones d'écriture à remplir selon les instructions d'affichage
de ces zones
inscrites au squelette XML ;
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~ reçoit les données complétées par l'utilisateur, les valide au besoin et les
sélectionne pour une
application ultérieure dans le but d'alléger la saisie , pour ce faire, les
instructions permettant
d'identifier la nature de chaque données complétées sont obtenues du squelette
XML;
conserve les données saisies afin de les transmettre au « Processus de
génération de
formulaires complétés à partir des données à inscrire » comme dans le cas de
la saisie
dynamique.
Appuis technologiques
L'appui technologique qui caractérise cette composante est la capacité
d'isoler les données tout
en permettant à l'utilisateur de travailler dans les mêmes conditions que s'il
travaillait avec un
formulaire électronique classique. Cette capacité ouvre alors la voie pour
accéder à tous les
avantages d'une prestation de services évoluée, même si l'utilisateur préfere
travailler dans
l'environnement classique du formulaire papier ou affiché. Cette capacité est
aussi très
avantageuse pour l'organisme qui reçoit la requête, car même si l'utilisateur
travaille par
formulaire, il peut quand choisir de ne recevoir que des données.
Composante : Module interactif de description d'un formulaire à remplir
Un module de pilotage interactif de description d'un modèle de formulaire à
remplir permet de
créer dynamiquement, au moyen de l'image d'un formulaire numérisé et de la
localisation
visuelle dans l'écran d'affichage de chaque zone de saisie et des données,
chaque squelette XML
associé à chacun des formulaires.
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Composante : Visualisation ou impression du formulaire ou d'annexe
But
Cette composante est une composante d'utilité offerte à l'utilisateur. Elle a
pour but de lui offrir
la possibilité de visualiser les formulaires avant de les imprimer, mais
aussi, d'imprimer un
formulaire même si la transaction avec le pourvoyeur de services est sous
forme unique EDI.
(Cette capacité est particulièrement utile pour produire une preuve ou
alimenter des dossiers
physiques).
Principes de fonctionnement
Le principe de fonctionnement est très simple et repose sur l'utilisation
d'une fonctionnalité
identique à 1'« aperçu avant impression » des outils bureautiques. Cependant
une subtilité est
rajoutée de manière à ne pas pouvoir imprimer un document présentable (par
l'impression
normale ou l'impression d'une image d'écran) si l'utilisateur n'a pas consenti
à des conditions de
bases du service (par ex : le paiement).
De plus, lors de l'impression d'un formulaire à distance, la récupération de
l'image d'un
formulaire s'effectuer localement afin de réduire le «poids» de toute
transmission de formulaire à
imprimer.
Effets sur les composantes technolo ig, Ques
~ La composante prépare et affiche à l'écran de l'utilisateur une image que
celui-ci ne pourra
imprimer sous une forme présentable s'il n'a pas rempli toutes les conditions
de base.
Appuis technologiques
L'appui technologique consiste ici dans l'utilisation des techniques de
surimpression pour altérer
le formulaire lors de son impression, si l'utilisateur n'a pas rempli toutes
les conditions
l'autorisant à accéder au service.
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Composante : Module interactif d'analyse et de description des formulaires
But
Cette composante est une composante de pilotage de l'application qui a gour
but de numériser et
décrire les formulaires de manière à ce qu'ils soient utilisables par les
processus d'affichage et
d'impression.
Principes de fonctionnement
Le principe de fonctionnement de cette composante supporte une caractéristique
de base
l'application : la séparation des données et des formulaires. Les formulaires
sont transformés
dans une image numérisée et les données qui les composent sont repérées par
leur position dans
le formulaire.
Les images numérisées sont indexées et conservées dans une banque de
formulaires vierges. Une
banque comprenant des méta données est aussi alimentée de manière à pouvoir
produire les
squelettes XML dans lesquels viendront s'insérer les données, puis ceux-ci
seront associés en
surimpression auxformulaires vierges pour former un formulaire complété
imprimable.
Effets sur les composantes technologiques
La composante utilise les techniques de numérisation pour créer une image
exactement fidèle à
l'original et aliment une banque de méta données qui décrit les formulaires et
les données qui
doivent s'y trouver. Le pilote de l'application utilise cette composante pour
~ numériser les formuliaires ;
saisir les données descriptives des formulaires dans une banque de méta
données.
Appuis technologiques
L'appui technologique consiste ici dans l'utilisation des techniques de
numérisation et aussi dans
la création de méta données qui permet une description intelligente des
formulaires réutilisables
au fur et à mesure de l'ajout de formulaires.
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